Commune Agoè-Nyivé 3 : Contrôle des actes d’état civil – La Préfecture salue les efforts et formule des recommandations
Garantir l’identité des citoyens et sécuriser les documents administratifs : tel est l’enjeu majeur du service d’état civil. C’est dans cette perspective que la Mairie d’Agoè-Nyivé 3 a reçu, ce mardi, une mission de contrôle de la Préfecture d’Agoè-Nyivé. Conduite par le Préfet Dr TINAKA Wediabalo, la délégation comprenait également M. ABASSEM, Chef du service de l’état civil de la Préfecture, et M. BADABON Ayawovi. Elle a été accueillie par le Maire N’Galou PASSOKI.
L’objectif de cette rencontre était d’évaluer la tenue des registres, la régularité des actes établis, les conditions de conservation et l’organisation générale du service.
À l’ouverture des travaux, le Maire a rappelé le rôle stratégique de l’état civil dans la protection des droits des citoyens. Le Préfet a, pour sa part, insisté sur la nécessité de faire preuve de rigueur, de précision et de vigilance dans l’établissement et la gestion des actes.
La mission a ainsi porté sur la rédaction des registres, le classement des archives, les pratiques de signature et les conditions matérielles de conservation.
À l’issue du contrôle et de la visite de la salle d’archivage, la délégation a formulé les recommandations suivantes :
- Respecter strictement les règles de rédaction et éviter toute rature ou utilisation de blanc.
- Proscrire les signatures apposées en blanc sur les registres.
- Procéder à la reliure des registres pour en assurer la pérennité.
- Classer méthodiquement les documents par année et par type d’acte.
- Renforcer l’organisation de la salle d’archives pour faciliter la recherche.
- Assurer la protection physique des archives contre l’humidité, la poussière et les insectes.
- Améliorer la célérité dans le traitement des demandes des usagers.
La Préfecture a par ailleurs salué les efforts déjà engagés par la mairie et encouragé les agents à poursuivre dans cette dynamique.
Prenant acte de ces recommandations, le personnel du service d’état civil de la Mairie d’Agoè-Nyivé 3 réaffirme sa volonté de renforcer la fiabilité et la qualité du service. L’ambition demeure d’offrir aux populations de Vakpossito un service public administratif rigoureux, sécurisé et accessible.
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